公益通報者保護法を踏まえた内部通報制度の整備・運用に関する民間事業者向けガイドライン(暫定版)
  法令番号: 改正: 辞書バージョン:13.0 翻訳日:平成31年2月1日
Guidelines for Business Operators Regarding the Establishment, Maintenance and Operation of Internal Reporting Systems Based on the Whistleblower Protection Act (Tentative translation)
Law number: Amendment: Dictionary Ver: 13.0 Translation date: February 1, 2019


公益通報者保護法を踏まえた内部通報制度の整備・運用に関する民間事業者向けガイドライン(暫定版)
Guidelines for Business Operators Regarding the Establishment, Maintenance and Operation of Internal Reporting Systems Based on the Whistleblower Protection Act (Tentative translation)
公益通報者保護法を踏まえた内部通報制度の整備・運用に関する民間事業者向けガイドライン
Guidelines for Business Operators Regarding the Establishment, Maintenance and Operation of Internal Reporting Systems Based on the Whistleblower Protection Act
1.内部通報制度の意義等
1. The Significance of an Internal Reporting System
(1)事業者における内部通報制度の意義
(1) The Significance of an Internal Reporting System for Business Operators
公益通報者保護法を踏まえ、事業者が実効性のある内部通報制度を整備・運用することは、組織の自浄作用の向上やコンプライアンス経営の推進に寄与し、消費者、取引先、従業員、株主・投資家、債権者、地域社会等を始めとするステークホルダーからの信頼獲得に資する等、企業価値の向上や事業者の持続的発展にもつながるものである。
The introduction, maintenance and operation of an effective internal reporting system by business operators in accordance with the Whistleblower Protection Act improves the self-cleansing actions of organizations and contributes to the promotion of compliance management. In addition, it is connected with the improvement of corporate values and the sustainable development of business operators by gaining the trust of stakeholders such as consumers, trading partners, employees, shareholders and investors, lenders, and the local community.
また、内部通報制度を積極的に活用したリスク管理等を通じて、事業者が高品質で安全・安心な製品・サービスを提供していくことは、企業の社会的責任を果たし、社会経済全体の利益を確保する上でも重要な意義を有する。
In addition, business operators providing high-quality, safe products and services through risk management that proactively leverages an internal reporting system, is also important in terms of securing the interests of the overall societal economy and in fulfilling the societal responsibility of the company.
(2)経営トップの責務
(2) Responsibilities of the Top Management
公正で透明性の高い組織文化を育み、組織の自浄作用を健全に発揮させるためには、単に仕組みを整備するだけではなく、経営トップ自らが、経営幹部及び全ての従業員に向け、例えば、以下のような事項について、明確なメッセージを継続的に発信することが必要である。
Nurturing a fair and highly transparent organizational culture and demonstrating a healthy ability of the organization to cleanse itself requires not only the simple introduction of a means for reporting but also for the top management themselves to continually send a clear message to all employees regarding the following matters:
○ コンプライアンス経営推進における内部通報制度の意義・重要性
The significance and importance of an internal reporting system in promoting compliance management
○ 内部通報制度を活用した適切な通報は、リスクの早期発見や企業価値の向上に資する正当な職務行為であること
That appropriate reporting using the internal reporting system is a legitimate work obligation that facilitates the early detection of risks and improving corporate values
○ 内部規程や公益通報者保護法の要件を満たす適切な通報を行った者に対する不利益な取扱いは決して許されないこと
That the unfavorable treatment of those making appropriate reports satisfying the requirements of internal rules and the Whistleblower Protection Act will never be tolerated
○ 通報に関する秘密保持を徹底するべきこと
That confidential information regarding reports should be carefully protected
○ 利益追求と企業倫理が衝突した場合には企業倫理を優先するべきこと
That corporate ethics should be prioritized when the pursuit of interests and corporate ethics are in opposition
○ 上記の事項は企業の発展・存亡をも左右し得ること
That the above items affect the development and existence of the company.
(3)本ガイドラインの目的と性格
(3) The Objectives and Character of the Guidelines
本ガイドラインは、公益通報者保護法を踏まえて、事業者のコンプライアンス経営への取組を強化し、社会経済全体の利益を確保するために、事業者が自主的に取り組むことが推奨される事項を具体化・明確化し、従業員等からの法令違反等の早期発見・未然防止に資する通報を事業者内において適切に取り扱うための指針を示すものである。
These guidelines reinforce the compliance management initiatives of business operators in accordance with the Whistleblower Protection Act, specify and clarify items which business operators should independently strive for, and show policies for business operators to appropriately handle reports that facilitate early detection and prevention of the violations of laws and regulations by employees to ensure the interests of the overall societal economy.
なお、本ガイドラインは、各事業者において一層充実した通報対応の仕組みを整備・運用することや各事業者の規模や業種・業態等の実情に応じた適切な取組を行うことを妨げるものではない。
Furthermore, these guidelines do not hinder appropriate initiatives according to the size or the type of business of each business operator or the further perfection of the introduction, maintenance and operation of means for responding to reports that have already been put in place by business operators.
2.内部通報制度の整備・運用
2. Introduction, Maintenance and Operation of an Internal Reporting System
(1)内部通報制度の整備
(1) Establishing an Internal Reporting System
① 通報対応の仕組みの整備
(i) Establishing a Means for Responding to Reports
ア 仕組みの整備
a. Establishing Systems
通報の受付から調査・是正措置の実施及び再発防止策の策定までを適切に行うため、経営幹部を責任者とし、部署間横断的に通報を取り扱う仕組みを整備するとともに、これを適切に運用することが必要である。
In order to properly conduct investigations and corrective measures from the receipt of whistle-blowings and formulate corrective measures to prevent recurrence, it is necessary that the upper management shall be responsible for establishing a mechanism to handle reports across departments and to appropriately operate.
また、経営幹部の役割を内部規程等において明文化することが適当である。
In addition, it is appropriate to document the roles of the upper management in internal rules.
イ 通報窓口の整備
b. Establishing a Point of Contact for Reports
通報窓口及び受付の方法を明確に定め、それらを経営幹部及び全ての従業員に対し、十分かつ継続的に周知することが必要である。
Clearly stipulating a point of contact for reports and the method they are received requires sufficient and continual notification of such to the management and all employees.
ウ 通報窓口の拡充
c. Elaborating the Points of Contact for Reports
通報窓口を設置する場合には、例えば、以下のような措置を講じ、経営上のリスクに係る情報を把握する機会の拡充に努めることが適当である。
When establishing a point of contact for reports, it is appropriate to take the following measures, and for efforts to be made to expand opportunities in order to understand the information pertaining to managerial risks.
○ 法律事務所や民間の専門機関等に委託する(中小企業の場合には、何社かが共同して委託することも考えられる)等、事業者の外部に設置すること
Establishing a point of contact outside of the organization through a contract with a law office or private professional organization (in the case of small- and medium-sized businesses, it could also take into consideration that multiple companies may cooperate in this type of outsourcing)
○ 労働組合を通報窓口として指定すること
Designating a labor union as a point of contact for reporting
○ グループ企業共通の一元的な窓口を設置すること
Establishing a centralized point of contact for company groups
○ 事業者団体や同業者組合等の関係事業者共通の窓口を設置すること
Establishing a common point of contact for related business operators, such as industry groups or unions within the same industry
また、対象としている通報内容や通報者の範囲、個人情報の保護の程度等を確認の上、必要に応じ、既存の通報窓口を充実させて活用することも可能である。
In addition, upon confirming the contents of the report as well as the scope and level of protection for the personal information of the reporting, the existing points of contact for reports may be enhanced and used as necessary.
エ 関係事業者全体における実効性の向上
d. Improving the Effectiveness of Related Business Operators As a Whole
企業グループ全体やサプライチェーン等におけるコンプライアンス経営を推進するため、例えば、関係会社・取引先を含めた内部通報制度を整備することや、関係会社・取引先における内部通報制度の整備・運用状況を定期的に確認・評価した上で、必要に応じ助言・支援をすること等が適当である。
In order to promote compliance management in the overall corporate group or supply chain, it is appropriate to provide advice and support as necessary to develop internal reporting systems that include related companies, and periodically evaluate the conditions of the internal reporting systems in related companies.
オ 通報窓口の利用者等の範囲の拡充
e. Expanding the Scope of Users of the Points of Contact for Reports
コンプライアンス経営を推進するとともに、経営上のリスクに係る情報の早期把握の機会を拡充するため、通報窓口の利用者及び通報対象となる事項の範囲については、例えば、以下のように幅広く設定することが適当である。
Along with promoting compliance management, to increase opportunities for the early comprehension of information pertaining to managerial risks, it is appropriate to broadly establish the following matters regarding the scope of users for the point of contact and matters subject to reporting.
○ 通報窓口の利用者の範囲:従業員(契約社員、パートタイマー、アルバイト、派遣社員等を含む)のほか、役員、子会社・取引先の従業員、退職者等
User Scope of the contact point for reports: Employees (including contract employees, part-timers, temporary workers, and dispatch employees) as well as executives, employees of subsidiaries or trading partners, and retirees
○ 通報対象となる事項の範囲:法令違反のほか、内部規程違反等
Scope of items subject to reporting: violations of internal rules in addition to violations of laws and regulations
カ 内部規程の整備
f. Establishing Internal Rules
内部規程に通報対応の仕組みについて規定し、特に、通報者に対する解雇その他不利益な取扱いの禁止及び通報者の匿名性の確保の徹底に係る事項については、十分に明記することが必要である。
Rules for responding to reports must be set forth in internal rules, and the employment of informers and the banning of disadvantageous treatment, as well as the careful maintenance of the confidentiality of the whistleblowers, shall be clearly set out in those rules.
② 経営幹部から独立性を有する通報ルート
(ii) Reporting Routes Independent from Upper Management
コンプライアンス経営の徹底を図るため、通常の通報対応の仕組みのほか、例えば、社外取締役や監査役等への通報ルート等、経営幹部からも独立性を有する通報受付・調査是正の仕組みを整備することが適当である。
In order to strive for vigorous compliance management, in addition to having a means of responding to reports from ordinary routes, it is appropriate to establish mechanisms that are independent from upper management; for example, having a direct report route to external directors or auditors, and investigating and taking corrective actions independently from upper management.
③ 利益相反関係の排除
(iii) Eliminating Conflicts of Interest
内部通報制度の信頼性及び実効性を確保するため、受付担当者、調査担当者その他通報対応に従事する者及び被通報者(その者が法令違反等を行った、行っている又は行おうとしていると通報された者をいう。以下同じ。)は、自らが関係する通報事案の調査・是正措置等に関与してはならない。
Ensuring the trustworthiness and effectiveness of an internal reporting system requires a person in charge of receiving reports, one in charge of investigating reports, one who responds to reports, as well as a person being reported (referring to a person who is violating, has violated, or is attempting to violate the laws or regulations and is reported for doing so. Hereinafter referred to in the same way). Such individuals shall not take part in investigations or corrective measures of reports related to themselves.
また、通報の受付や事実関係の調査等通報対応に係る業務を外部委託する場合には、中立性・公正性に疑義が生じるおそれ又は利益相反が生じるおそれがある法律事務所や民間の専門機関等の起用は避けることが必要である。
In addition, if outsourcing work such as receiving reports, or investigating the facts pertaining to reports, the use of law offices or private professional organizations that may raise doubts as to their neutrality or impartiality or create conflicts of interest must be avoided.
④ 安心して通報ができる環境の整備
(iv) Maintaining an Environment in Which Reports can be Made with Peace of Mind
ア 従業員の意見の反映等
a. Reflecting the Opinions of Employees
内部通報制度の整備・運用に当たっては、従業員の意見・要望を反映したり、他の事業者の優良事例を参照したりする等、従業員が安心して通報・相談ができる実効性の高い仕組みを構築することが必要である。
When maintaining or operating an internal reporting system, an effective system must be created in which employees can have peace of mind when reporting, by means of reflecting the opinions of employees and referencing the good practices of other business operators.
イ 環境整備
b. Maintaining the Environment
経営上のリスクに係る情報が、可能な限り早期にかつ幅広く寄せられるようにするため、通報窓口の運用に当たっては、敷居が低く、利用しやすい環境を整備することが必要である。
When managing the points of contact for reports, an easy-to-use environment that has few barriers must be maintained so that information pertaining to managerial risks can be contributed as quickly and broadly as possible.
通報窓口の利用者の疑問や不安を解消するため、各事業者の通報の取扱いや通報者保護の仕組みに関する質問・相談に対応することが必要である。相談対応は事業者の実情に応じて、通報窓口において一元的に対応することも可能である。
Questions and consultations regarding the means for dealing with the reports of business operators or protecting whistleblowers must be responded to for resolving any doubts or concerns of the users of the contact points for reporting. Depending on the circumstances of the business operator responding to consultations, it may be possible to deal with those at a centralized point of contact for reports.
内部通報制度の運用実績(例えば、通報件数、対応結果等)の概要を、個人情報保護等に十分配慮しつつ従業員に開示することにより、制度の実効性に対する信頼性を高めることが必要である。
Trust in the effectiveness of the system must be enhanced by disclosing an overview of the operational performance of the internal reporting system to employees (number of reports made, results, etc.) while displaying sufficient consideration for personal information.
ウ 仕組みの周知等
c. Raising Awareness of the Systems
通報対応の仕組みやコンプライアンス経営の重要性のみならず、公益通報者保護法について、社内通達、社内報、電子メール、社内電子掲示板、携帯用カード等での広報の実施、定期的な研修の実施、説明会の開催等により、経営幹部及び全ての従業員に対し、十分かつ継続的に周知・研修をすることが必要である。同様に、本ガイドラインの内容について十分かつ継続的に周知・研修をすることが望ましい。
In addition to the importance of compliance management and a means for responding to reports, the internal communications for management and all employees must be done using internal communications, newsletters, e-mail, and internal bulletin boards or handheld flyers and periodically holding trainings and briefing sessions regarding the Whistleblower Protection Act to sufficiently and continually raise awareness among and train employees. Similarly, sufficiently and continually raising awareness of (as well as conducting training on) these guidelines is ideal.
エ 透明性の高い職場環境の形成
d. Creating a Highly Transparent Workplace Environment
実効性の高い内部通報制度を整備・運用するとともに、職場の管理者等(通報者等の直接又は間接の上司等)に相談や通報が行われた場合に適正に対応されるような透明性の高い職場環境を形成することが重要である。
Along with the establishment, maintenance and operation of an effective internal reporting system, it is important to create a transparent workplace environment such that appropriate responses in the event of reports or consultations from subordinates can be conducted by workplace managers who are direct or indirect superiors.
実効性の高い内部通報制度を整備・運用することは、組織内に適切な緊張感をもたらし、通常の報告・連絡・相談のルートを通じた自浄作用を機能させ、組織運営の健全化に資することを、経営幹部及び全ての従業員に十分に周知することが重要である。
Establishing and operating an effective internal reporting system produce organizations to have an appropriate level of tension and a self-cleansing function through regular routes for reporting, contact, and consultation. Internal PR activities are necessary so that management and all employees to be sufficiently made aware of how an effective internal reporting system can facilitate the healthy operation of the organization.
(2)通報の受付
(2) Receiving Reports
ア 通報受領の通知
a. Notification of Receipt of Reports
書面や電子メール等、通報者が通報の到達を確認できない方法によって通報がなされた場合には、速やかに通報者に対し、通報を受領した旨を通知することが望ましい。ただし、通報者が通知を望まない場合、匿名による通知であるため通報者への通知が困難である場合その他やむを得ない理由がある場合はこの限りでない。
Ideally, the whistleblower should be promptly informed in writing of the receipt of a report if the whistleblower made a report in writing, e-mail, or another method where the report's receipt cannot be confirmed by them. However, this does not apply should the informer not desire to receive such a notification, or in the event it is difficult to notify the informer because of the anonymous nature of the report or for other unavoidable reasons.
イ 通報内容の検討
b. Examining Report Contents
通報を受け付けた場合、調査が必要であるか否かについて、公正、公平かつ誠実に検討し、今後の対応について、通報者に通知するよう努めることが必要である。
If a report is received, efforts must be made to openly, impartially, and sincerely examine the necessity of an investigation, and there must be an effort to notify the whistleblower regarding further responses.
(3)調査・是正措置
(3) Investigative and Corrective Measures
① 調査・是正措置の実効性の確保
(i) Ensuring the Effectiveness of Investigative and Corrective Measures
ア 調査・是正措置のための体制整備
a. Systemic Improvements for Investigative and Corrective Measures
調査・是正措置の実効性を確保するため、担当部署には社内における調査権限と独立性を付与するとともに、必要な人員・予算等を与えることが必要である。
In order to ensure the effectiveness of investigative and corrective measures, investigative authority and independence must be granted internally to the department in charge, along with providing it with the requisite staff and budget.
イ 調査への協力等
b. Cooperation with Investigations
従業員等は、担当部署による調査に誠実に協力しなければならないこと、調査を妨害する行為はしてはならないこと等を、内部規程に明記することが必要である。
Internal rules shall clearly state that employees must sincerely cooperate with investigations conducted by departments responsible for doing so and that employees must not impede investigations.
ウ 是正措置と報告
c. Reporting and Corrective Measures
調査の結果、法令違反等が明らかになった場合には、速やかに是正措置及び再発防止策を講じるとともに、必要に応じ関係者の社内処分を行う等、適切に対応することが必要である。また、さらに必要があれば、関係行政機関への報告等を行うことが必要である。
If the results of an investigation did identify violations of laws or regulations, corrective and preventive measures shall be quickly implemented, along with appropriate response including internal actions against those involved as necessary. Furthermore, reports must be made to relevant government agencies if necessary.
エ 第三者による検証・点検等
d. Third-Party Verification and Inspection
通報対応の状況について、中立・公正な第三者等による検証・点検等を行い、調査・是正措置の実効性を確保することが望ましい。
In order to ensure the effectiveness of investigative and corrective measures responding to reports, it is ideal that business operators receive independent verification by an neutral and impartial third party.
オ 担当者の配置・育成等
e. Assignment and Training of the Responsible Party
実効性の高い内部通報制度を運用するためには、通報者対応、調査、事実認定、是正措置、再発防止、適正手続の確保、情報管理、周知啓発等に係る担当者の誠実・公正な取組と知識・スキルの向上が重要であるため、必要な能力・適性を有する担当者を配置するとともに、十分な教育・研修を行うことが必要である。
In order to operate an effective internal reporting system, it is important for people in charge to improve skills and make fair initiatives regarding responses to the whistleblowers, investigations, fact-finding, corrective measures, preventive measures, due process, information management and employee training. Therefore, it is necessary to staff who have the required abilities and aptitudes, and provide them sufficient education and training.
内部通報制度の運営を支える担当者の意欲・士気を発揚する人事考課を行う等、コンプライアンス経営推進に対する担当者の貢献を、積極的に評価することが適当である。
When considering the motivations and morale of the people in charge who support the management of an internal reporting system, it is appropriate to proactively evaluate the contributions of these people regarding the promotion of compliance management.
② 調査・是正措置に係る通知
(ii) Notifications of Investigative and Corrective measures
ア 調査に係る通知
a. Notifications Pertaining to Investigations
調査中は、調査の進捗状況について、被通報者や当該調査に協力した者(以下「調査協力者」という。)等の信用、名誉及びプライバシー等に配慮しつつ、適宜、通報者に通知するとともに、調査結果について可及的速やかに取りまとめ、通報者に対して、その調査結果を通知するよう努めることが必要である。
During investigations, the trust, honor, privacy, etc. of those being reported and those who cooperated with said investigation (hereinafter referred to as "Investigation Cooperators") should be considered. In addition to notifying the whistleblower of the situation of investigations during investigations if appropriate, in the end the results of an investigation must be summarized as quickly as possible and the whistleblower notified of the same.
イ 是正措置に係る通知
b. Notifications Pertaining to Corrective Measures
是正措置の完了後、被通報者や調査協力者等の信用、名誉及びプライバシー等に配慮しつつ、速やかに通報者に対して、その是正結果を通知するよう努めることが必要である。
After corrective measures are complete, the trust, honor, privacy, etc. of the person(s) being reported and Investigation Cooperators should be considered, and there must be an effort to notify the whistleblower of the results of those corrective measures as quickly as possible.
ウ 通報者等に対する正当な評価
c. Fair Assessments of Whistleblowers
通報者や調査協力者(以下「通報者等」という。)の協力が、コンプライアンス経営の推進に寄与した場合には、通報者等に対して、例えば、経営トップ等からの感謝を伝えることにより、組織への貢献を正当に評価することが適当である。なお、その際には、窓口担当者を介して伝達する等、通報者等の匿名性の確保には十分に留意することが必要である。
It is appropriate to fairly evaluate the contributions by whistleblowers and Investigation Cooperators (hereinafter collectively referred to as "Whistleblowers, Etc.") , for example, by expressing gratitude from the top management if their cooperation has contributed to promote compliance management. Furthermore, sufficient care must be given when doing so to ensure the confidentiality of Whistleblowers, Etc., for example, by conveying the gratitude through the point of contact for reporting.
3.通報者等の保護
3. Protecting Whistleblowers
(1)通報に係る秘密保持の徹底
(1) Carefully Maintaining the Confidentiality Pertaining to Reports
① 秘密保持の重要性
(i) The Importance of Maintaining Confidentiality
通報者の所属・氏名等が職場内に漏れることは、それ自体が通報者に対する重大な不利益になり、ひいては通報を理由とする更なる不利益な取扱いにもつながるおそれがある。また、内部通報制度への信頼性を損ない、経営上のリスクに係る情報の把握が遅延する等の事態を招くおそれがある。
Leaking the departmental affiliation, name, or other information regarding the whistleblower within the workplace is absolutely against the best interest of the whistleblower, as doing so may lead to poor treatment. In addition, this lack of confidentiality damages trust in the internal reporting system and delays the grasping of information pertaining to managerial risk.
このため、以下のような措置を講じ、通報に係る秘密保持の徹底を図ることが重要である。
Thus, it is important to carefully maintain the confidentiality of reports by taking the following measures.
○ 情報共有が許される範囲を必要最小限に限定する
Limit information sharing to the minimum required scope
○ 通報者の所属・氏名等や当該事案が通報を端緒とするものであること等、通報者の特定につながり得る情報は、通報者の書面や電子メール等による明示の同意がない限り、情報共有が許される範囲外には開示しない
Information such as the departmental affiliation, name, or applicable incident that are clues that could lead to the identification of the whistleblower shall not be disclosed outside the permissible scope of information sharing without the permission of the whistleblower in e-mail or writing
○ 通報者の同意を取得する際には、開示する目的・範囲、氏名等を開示することによって生じ得る不利益について明確に説明する
When obtaining the permission of the whistleblower, the potential disadvantages of disclosing objectives, scope, names, and so on shall be clearly explained
○ 何人も通報者を探索してはならないことを明確にする
It shall be clarified that no one should explore whistleblowers
○ これらのことを、経営幹部及び全ての従業員に周知徹底する
The management and all employees shall be made thoroughly aware of these items
なお、実効的な調査・是正措置を行うために、経営幹部や調査協力者等に対して通報者の特定につながり得る情報を伝達することが真に不可欠である場合には、通報者からの上記同意を取得することに加えて、
If it is truly necessary to convey information that may lead to the identification of a whistleblower to the management or Investigation Cooperators in order to take effective investigative or corrective measures, in addition to obtaining the consent of the whistleblower regarding the above, taking the following measures is necessary:
○ 伝達する範囲を必要最小限に限定する
Limiting those being informed to the minimum number required
○ 伝達する相手にはあらかじめ秘密保持を誓約させる
Pledging those being informed to maintain confidentiality before they are informed
○ 当該情報の漏えいは懲戒処分等の対象となる旨の注意喚起をする
Providing warnings to the effect that leaking said information is subject to disciplinary actions
等の措置を講じることが必要である。
② 外部窓口の活用
(ii) Use of External Points of Contact
ア 外部窓口の整備
a. Establishing External Points of Contact
通報者の匿名性を確保するとともに、経営上のリスクに係る情報を把握する機会を拡充するため、可能な限り事業者の外部(例えば、法律事務所や民間の専門機関等)に通報窓口を整備することが適当である。
Along with ensuring the confidentiality of whistleblowers, it is appropriate that external points of contact for reporting (for example, law offices or private professional organizations) should be maintained as much as possible to provide greater opportunities for grasping information related to managerial risks.
イ 外部窓口担当者の秘密保持
b. Maintaining the Confidentiality of Those in Charge of External Points of Contact
通報に係る秘密の保護を図るため、
The following measures must be taken to protect confidentiality pertaining to reports:
○ 外部窓口担当者による秘密保持の徹底を明確にする
Clearly stating that confidentiality shall be carefully maintained by those in charge of external points of contact
○ 通報者の特定につながり得る情報は、通報者の書面や電子メール等による明示の同意がない限り、事業者に対しても開示してはならないこととする
Ensuring that information that may possibly lead to identifying a whistleblower is not disclosed to business operators or others except where the whistleblower grants consent for disclosure in writing or e-mail
等の措置を講じることが必要である。
ウ 外部窓口の評価・改善
c. Evaluation and Improvement of External Points of Contact
外部窓口の信頼性や質を確保するため、外部窓口の運用状況について、
Regarding the operating conditions of the external points of contact, the following should be done periodically to ensure their trustworthiness and quality:
○ 中立・公正な第三者等による点検
Inspection by neutral and impartial third parties
○ 従業員への匿名のアンケート
Corporate compliance surveys on an anonymous basis involving all employees
等を定期的に行い、改善すべき事項の有無を把握した上で、必要な措置を講じることが望ましい。
Necessary measures should be taken once areas for improvement are identified and understood.
③ 通報の受付における秘密保持
(iii) Maintaining Confidentiality in Receiving Reports
ア 個人情報の保護
a. Protecting Personal Information
通報の受付方法としては、電話、FAX、電子メール、ウェブサイト等、様々な手段が考えられるが、通報を受け付ける際には、専用回線を設ける、勤務時間外に個室や事業所外で面談する等の措置を適切に講じ、通報者の秘密を守ることが必要である。
There are various ways reports may be received: telephone, fax, e-mail, websites, etc. However, reports shall be received through appropriate measures such as setting up a dedicated line, and meeting in separate rooms or outside of offices during non-business hours so that the confidentiality of whistleblowers must be protected.
また、例えば、以下のような措置を講じ、個人情報保護の徹底を図ることが必要である。
In addition, personal information must be carefully protected by taking the following measures.
○ 通報事案に係る記録・資料を閲覧することが可能な者を必要最小限に限定する
Restricting access to records and documents pertaining to reported incidents to the minimum number of people possible
○ 通報事案に係る記録・資料は施錠管理する
Keeping records and documents pertaining to reports secured under lock and key
○ 関係者の固有名詞を仮称表記にする
Replacing proper nouns of related persons or organizations to fictitious names
なお、通報に係る情報を電磁的に管理している場合には、さらに、以下のような情報セキュリティ上の対策を講じ、個人情報保護の徹底を図ることが望ましい。
Moreover, if managing digital data regarding reports, personal information should be protected through the following types of information security measures.
○ 当該情報を閲覧することが可能な者を必要最小限に限定する
Restricting the access to said information to the minimum number of people possible
○ 操作・閲覧履歴を記録する
Recording logs of usage and viewing
イ 通報者本人による情報管理
b. Information Management by Whistleblowers Themselves
通報者本人からの情報流出によって通報者が特定されることを防止するため、自身が通報者であること等に係る情報管理の重要性を、通報者本人にも十分に理解させることが望ましい。
Whistleblowers themselves should be made to sufficiently understand the importance of information security pertaining to their being whistleblowers in order to prevent identifying them as whistleblowers through their own information leaks.
ウ 匿名通報の受付と実効性の確保
c. Ensuring the Effectiveness of Receiving Anonymous Reports
個人情報保護の徹底を図るとともに通報対応の実効性を確保するため、匿名の通報も受け付けることが必要である。その際、匿名の通報であっても、通報者と通報窓口担当者が双方向で情報伝達を行い得る仕組みを導入することが望ましい。
Reports must be received anonymously to ensure the effectiveness of responses to reports and to carefully protect personal information. When receiving such reports, means should be implemented whereby information is conveyed bi-directionally between whistleblowers and points of contact for reporting, even if the reports are anonymous.
④ 調査実施における秘密保持
(iv) Maintaining Confidentiality in Investigations
ア 調査と個人情報の保護
a. Investigations and Protecting Personal Information
通報者等の秘密を守るため、調査の実施に当たっては、通報者等の特定につながり得る情報(通報者の所属・氏名等、通報者しか知り得ない情報、調査が通報を端緒とするものであること等)については、真に必要不可欠ではない限り、調査担当者にも情報共有を行わないようにする等、通報者等が特定されないよう、調査の方法に十分に配慮することが必要である。
In order to maintain the confidentiality of whistleblowers during investigations, the investigation methods should be duly considered so that whistleblowers are not identified by not sharing information unless it is absolutely necessary to share information that may lead to the identification of the whistleblower.
通報者等が特定されることを困難にするため、調査の端緒が通報であることを関係者に認識させないよう、例えば、以下のような工夫を講じることが必要である。
In order to make difficult to identify whistleblowers, the following measures must be taken.
○ 定期監査と合わせて調査を行う
Conducting the investigation together with periodic audits
○ 抜き打ちの監査を装う
For camouflage, pretending to be random investigations not based on special grounds
○ 該当部署以外の部署にもダミーの調査を行う
Conducting a dummy investigation that involves an organization other than the one involved
○ 核心部分ではなく周辺部分から調査を開始する
Starting by investigating areas tangential to the central matter of interest
○ 組織内のコンプライアンスの状況に関する匿名のアンケートを、全ての従業員を対象に定期的に行う
Regularly and anonymously surveying all employees regarding the status of compliance within an organization
(2)解雇その他不利益な取扱いの禁止
(2) Prohibition of Disadvantageous Treatment Such as Dismissal
ア 解雇その他不利益な取扱いの禁止
a. Prohibition of Dismissal and Other Forms of Disadvantageous Treatment
内部規程や公益通報者保護法の要件を満たす通報や通報を端緒とする調査に協力(以下「通報等」という。)をしたことを理由として、通報者等に対し、解雇その他不利益な取扱いをしてはならない。
Whistleblowers and Investigation Cooperators must not be dismissed or otherwise treated disadvantageously, in the case of their reports and cooperation based on the reports that satisfy the requirements of internal rules or the Whistleblower Protection Act.
前項に規定するその他不利益な取扱いの内容としては、具体的には、以下のようなものが考えられる。
Specifics regarding other disadvantageous treatment mentioned in the previous paragraph include the following matters.
○ 従業員たる地位の得喪に関すること(退職願の提出の強要、労働契約の更新拒否、本採用・再採用の拒否、休職等)
Employee's loss of status (forcible submission of resignation letter, refusal to renew work contract, refusal of current employment or re-employment, forcible time off, etc.)
○ 人事上の取扱いに関すること(降格、不利益な配転・出向・転籍・長期出張等の命令、昇進・昇格における不利益な取扱い、懲戒処分等)
Personnel measures (demotion, disadvantageous transfer, secondment, orders for transfer of employment or long-term postings, disadvantageous treatment in advancements or promotions, punishments, etc.)
○ 経済待遇上の取扱いに関すること(減給その他給与・一時金・退職金等における不利益な取扱い、損害賠償請求等)
Economic compensation (reduction in wages or other disadvantageous treatment in lump sum payment or retirement income, demands for compensation, etc.)
○ 精神上生活上の取扱いに関すること(事実上の嫌がらせ等)
Mental or physical treatment (actual harassment, etc.)
通報等をしたことを理由として、通報者等が解雇その他不利益な取扱いを受けたことが判明した場合、適切な救済・回復の措置を講じることが必要である。
Appropriate measures for relief and recovery must be taken if it is found that a whistleblower was terminated or received other disadvantageous treatment because of his making a report.
イ 違反者に対する措置
b. Measures for Violators
通報等をしたことを理由として解雇その他不利益な取扱いを行った者に対しては、懲戒処分その他適切な措置を講じることが必要である。
Those who caused disadvantageous treatment against a whistleblower as a reason of a report being made must face disciplinary actions, or other appropriate measures must be taken.
また、通報等に関する秘密を漏らした者及び知り得た個人情報の内容をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に利用した者についても同様とすることが必要である。
In addition, the same measures must apply to those who leaked confidential information regarding reports or those who informed others regarding detailed personal information obtained through reporting or used such information for unlawful purposes.
ウ 予防措置
c. Preventive Measures to Protect Whistleblowers
被通報者が、通報者等の存在を知り得る場合には、被通報者が通報者等に対して解雇その他不利益な取扱いを行うことがないよう、被通報者に対して、上記事項に関する注意喚起をする等の措置を講じ、通報者等の保護の徹底を図ることが必要である。
If individuals being subject of a whistleblowing possibly learn of the existence of whistleblowers and investigation-cooperators, business operators should forewarn the said individuals of the abovementioned items and take other appropriate measures in order to definitely protect whistleblowers and investigation-cooperators.
(3)自主的に通報を行った者に対する処分等の減免
(3) Reduction and Exemption from Punishments for Those Who Voluntarily Reported Themselves
法令違反等に係る情報を可及的速やかに把握し、コンプライアンス経営の推進を図るため、法令違反等に関与した者が、自主的な通報や調査協力をする等、問題の早期発見・解決に協力した場合には、例えば、その状況に応じて、当該者に対する懲戒処分等を減免することができる仕組みを整備することも考えられる。
To grasp information about the violations of laws and regulations as quickly as possible and promote compliance management, a mechanism must be maintained to, depending on the circumstances, reduce or exempt disciplinary actions for those involved in the violations of laws and regulations if those individuals enabled the early detection and resolution of issues by voluntarily reporting or cooperating with investigations.
4.評価・改善等
4. Evaluations and Improvement
(1)フォローアップ
(1) Follow-Up
ア 通報者等に係るフォローアップ
a. Follow-Up Pertaining to Whistleblowers
通報者等に対し、通報等を行ったことを理由とした解雇その他不利益な取扱いが行われていないか等を確認する等、通報者等の保護に係る十分なフォローアップを行うことが必要である。その結果、解雇その他不利益な取扱いが認められる場合には、経営幹部が責任を持って救済・回復するための適切な措置を講じることが必要である。
Sufficient follow-up for whistleblowers and investigation cooperators must be done to protect them and confirm that they have not been received disadvantageous treatment due to having made a report. If dismissal or such treatment is found to have occurred during follow-up as a result of the report, the management must take responsibility to see that appropriate measures are taken to provide aid or restitution to the individual.
イ 是正措置に係るフォローアップ
b. Follow-Up Pertaining to Corrective Measures
是正措置等の終了後、法令違反等が再発していないか、是正措置及び再発防止策が十分に機能しているかを確認するとともに、必要に応じ、通報対応の仕組みを改善することや、新たな是正措置及び再発防止策を講じることが必要である。
Following corrective measures, in addition to confirming that these corrective or preventive measures are functioning properly such that violations of laws and regulations are not reoccurring, improving the means of responding to reports and new corrective or preventive measures shall be taken as necessary.
ウ グループ企業等に係るフォローアップ
c. Follow-Up Pertaining to Group Companies, Etc.
関係会社・取引先からの通報を受け付けている場合において、通報者等が当該関係会社・取引先の従業員である場合には、通報に係る秘密保持に十分配慮しつつ、可能な範囲で、当該関係会社・取引先に対して、通報者等へのフォローアップや保護を要請する等、当該関係会社・取引先において通報者等が解雇その他不利益な取扱いを受けないよう、必要な措置を講じることが望ましい。
If a business operator has received reports and if the whistleblowers and investigation cooperators are employees of an affiliated company or trading partner, it is ideal that the business operator should take all due care to maintain the confidentiality of the report, and conduct follow-ups with them and other necessary measures in order to ensure that they are not receiving disadvantageous treatment.
また、当該関係会社・取引先に対して、是正措置及び再発防止策が十分に機能しているかを確認する等、必要な措置を講じることが望ましい。
In addition, a business operator should take other necessary measures, in order to confirm that corrective and preventive measures are functioning properly at affiliated companies and trading partners.
(2)内部通報制度の評価・改善
(2) Evaluation and Improvement of Internal Reporting Systems
ア 評価・改善
a. Assessment and Improvement
内部通報制度の実効性を向上させるため、例えば、
In order to improve the effectiveness of the internal reporting system, internal audits and objective assessments and inspections shall be performed periodically by neutral and impartial third parties on the following items.
○ 整備・運用の状況・実績
Current introduction, maintenance and operating conditions, actual circumstances
○ 周知・研修の効果
Effectiveness of internal publicity and training
○ 従業員等の制度への信頼度
Employee trust in the system
○ 本ガイドラインに準拠していない事項がある場合にはその理由
Reasons for any items which do not conform to these guidelines
○ 今後の課題
Future issues
等について、内部監査や中立・公正な第三者等を活用した客観的な評価・点検を定期的に実施し、その結果を踏まえ、経営幹部の責任の下で、制度を継続的に改善していくことが必要である。
The management must take responsibility for making continual improvements to the system based on the results of the audits, assessments, and inspections.
イ ステークホルダーへの情報提供
b. Providing Information to Stakeholders
各事業者における内部通報制度の実効性の程度は、自浄作用の発揮を通じた企業価値の維持・向上にも関わるものであり、消費者、取引先、従業員、株主・投資家、債権者、地域社会等のステークホルダーにとっても重要な情報であるため、内部通報制度の評価・点検の結果を、CSR報告書やウェブサイト等において積極的にアピールしていくことが適当である。
The level of effectiveness of the internal reporting system within each business is tied to maintaining and improving corporate values by demonstrating the ability of an organization to cleanse itself. Because this information is important to stakeholders such as consumers, trading partners, employees, shareholders and investors, lenders, and the local community, it is important that the results of assessments and inspections of the internal reporting system are actively touted in CSR reports and on websites.